Flytta till ett coworking space - vad du ska tänka på

Att byta till ett coworking space kräver planering och organisering. Med hjälp av denna guide kommer du att kunna garantera en smidig övergång till ditt utvalda coworking-utrymme.

1: Hitta rätt coworking för dig

Det allra första steget i processen är att identifiera rätt coworking för dig och som passar dina krav. Det är viktigt att utforska olika coworking space som uppfyller dina specifika behov och följer dina företagsvärderingar. Ta hänsyn till olika aspekter som platsens geografiska läge, vilka faciliteter som erbjuds och även kulturen inom coworking-spacet. Ditt val här kommer otvivelaktigt att påverka hur ditt företag fungerar dagligen.

Om du ännu inte har beslutat om ditt framtida coworking space, erbjuder Companyspace.com en mängd alternativ. Du kan exempelvis utforska coworking hela Sverige, coworking i Stockholm, coworking i Göteborg och coworking i Malmö.

För ytterligare information om hur du väljer och hyr rätt coworking, kolla in vår guide: 8 steg för att hitta rätt coworking.

2: Meddela kunder och leverantörer om ditt byte till coworking space

Det är absolut nödvändigt att informera alla intressenter - inklusive anställda, kunder, leverantörer och affärspartners - om denna viktiga förändring. Informera dem utförligt om både parkeringsalternativ och tillgängliga transportmedel. Se till att din nya adress uppdateras korrekt över alla relevanta plattformar.

3: Påbörja flyttplaneringen

Ta initiativ och påbörja din flyttplanering i ett tidigt skede. Utveckla en omfattande tidsplan som tar hänsyn till varje liten detalj av flytten, inte bara transporten av dina arbetsredskap men också hur du ska introducera dig själv till de nya medlemmarna i coworking-spacet.

4: Anlita en erfaren flyttfirma

Även om du inte står inför uppgiften att flytta ett helt kontor, kan det vara ovärderligt att anlita ett professionellt team som assisterar med logistikdelen. Detta blir särskilt viktigt när det finns tunga maskiner eller utrustning som behöver flyttas.

5: Säkerställa smidig överföring av teknisk utrustning och kritisk data

Samarbeta med IT-specialister i ditt nya coworking space för att garantera att alla tekniska komponenter är ordentligt förberedda och installerade. Behöver du en kod för att få tillgång till det trådlösa nätverket? Är du garanterad tillgång till nödvändigt serverutrymme och de centrala skrivarna? Uppfyller de befintliga infrastruktur alla säkerhetskrav som ditt IT-system behöver? Och så vidare.

6: Anpassa och inred din tilldelade plats i coworking-spacet

Även inom en delad arbetsmiljö är det viktigt att du får ditt personliga utrymme att kännas som "ditt". Lägg tid på att noggrant planera hur du vill arrangera din teknik och eventuella personliga tillhörigheter så att de harmonierar väl med den omgivande miljön. Oavsett om du väljer att sitta i en öppet kontorslandskap eller ett separat kontorsrum är detta viktigt.

För att hjälpa dig skapa den perfekta arbetsmiljön, ta en titt på vår guide: Inred ditt coworking space i 10 steg - utforma en effektiv och välkomnande miljö.

7: Synkronisera med coworking-spacets erbjudna faciliteter

Sätt dig in i vilka faciliteter och tjänster som coworking-spacet erbjuder. För en dialog med ledning för att se till att dina unika behov och önskemål möts så långt det är möjligt.

8: Förbereda och orientera dina medarbetare inför flytten

Om du har en personalstyrka, ska du se till att alla är väl informerade om hela flyttprocessen. Detta innefattar allt från de konkreta logistiska detaljerna under själva flyttdagen till de förväntade beteenderegler och rutiner som kommer att råda i ert nya coworking space.

9: Ledarskap och var proaktiv under hela flyttdagen

Flyttdagen kan vara stressande, men med rätt inställning och förberedelse kan det hanteras smidigt. Ta ett proaktivt ledarskap under dagen, och säkerställ att varje uppgift utförs med effektivitet. Planera tillräckligt med tid för själva flyttprocessen, men var också mentalt redo att tackla eventuella oförutsedda händelser eller utmaningar som kan uppstå.

10: Prioritera och sätt upp de mest kritiska delarna i ditt nya coworking space först

Så snart du anländer till ditt nya coworking space, fokusera på att sätta upp de mest avgörande delarna, som din primära arbetsstation. Genom att göra detta garanterar du att din verksamhet kan återupptas med minimalt avbrott. Samtidigt bör du se till att ta några ögonblick för att presentera dig och bli bekant med dina nya kollegor och grannar inom coworking-spacet.

11: Förbli engagerad och involverad i gemenskapen av coworking-spacet

När du väl har etablerat dig i coworking-spacet, sträva efter att vara en aktiv del av den gemenskapen. Engagera dig genom att delta i gemensamma evenemang, nätverka aktivt med andra medlemmar och ta varje tillfälle i akt att dela med dig av din positiva upplevelse.