De 8 viktigaste stegen när du ska hyra kontorslokaler

När du står inför beslutet att hyra kontorslokaler är det avgörande att följa en välorganiserad process, för att minimera onödig förbrukning av tid och resurser. Det är viktigt att minnas att du parallellt driver en verksamhet och det är avgörande att inte förlora fokus från den. Vi har satt samman denna omfattande guide för dig för att hjälpa dig uppnå ditt mål att hitta lediga kontor utan onödiga omvägar.

Om du istället önskar hyra ut kontorslokal, rekommenderar vi att du tar en titt på vår guide för kontorsuthyrning, som vi noggrant har satt samman.

Steg 1: Klargör dina specifika behov och förväntningar för kontoret

Det allra första du bör göra är att tydligt definiera vad du förväntar dig av ditt framtida kontor. Reflektera över vilken typ av kontor som passar bäst för din verksamhet och vilka specifika behov som är av största vikt. Tänk igenom följande punkter:

• Exakt vilken typ av kontor siktar du på att etablera?
• Hur avgörande är lokalens placering? Vill du vara centralt beläget, i ett dynamiskt affärsdistrikt eller kanske i en mer avslappnad del av staden?
• Hur mycket utrymme anser du vara optimalt?
• Är det viktigt med parkeringsfaciliteter för dina anställda och besökare?
• Hur länge vill du hyra kontorslokalen?
• Vilken budget har du avsatt för hyra? Tänk på att även räkna in andra avgifter som el, vatten och andra delade kostnader.
• Finns det specifika faciliteter eller utrustning som kontoret bör inneha?
• Har din verksamhet några specifika krav eller licenser som bör beaktas?

Steg 2: Börja din jakt efter lediga kontor

När du har en tydlig bild av dina behov, är nästa steg att hitta ditt drömkontor. Det finns olika metoder att utforska:

• Online-plattformar: Använd hemsidor som Companyspace.com, som ger en omfattande överblick över lediga lokaler såsom lediga kontor i Sverige, lediga kontor i Stockholm, lediga kontor i Göteborg och lediga kontor i Malmö.
• Anpassa din sökning baserat på läge, storlek och pris för att enklare hitta de mest passande alternativen. På Companyspace.com kan du upptäcka ett brett spektrum av lediga kontor med olika potentiella användningsområden.
• Lokala tidningsannonser: Var uppmärksam på annonser i lokala tidningar och kolla anslagstavlor i det specifika området du är intresserad av. Du kan stöta på perfekta alternativ som precis blivit tillgängliga.

Steg 3: Besök och granska potentiella kontorslokaler

Det är nu dags att personligen besöka de fastighetsägare som erbjuder lediga kontor som verkar lovande. När du besöker varje lokal, överväg att beakta:

• Är lokalens position optimal för din målgrupp? Hyr en kontorslokal som bäst tillgodoser din målgrupps förväntningar och behov.
• Har lokalen tillräckligt med utrymme för att uppfylla dina specifikationer? Granska kontorets planlösning och se om det matchar ditt företags vision.
• Finns det adekvata parkeringsmöjligheter för både anställda och klienter? Enkel tillgänglighet kan vara en dealbreaker för många företag.

Steg 4: Förhandla fram hyresavtalet

När du väl har hittat den rätta kontorslokalen är det essentiellt att noggrant förhandla om hyresavtalet. Detta steg är kritiskt för att säkerställa att dina intressen som hyresgäst beaktas. Se till att alla överenskommelser och villkor tydligt är dokumenterade i avtalet för att undvika framtida missförstånd. Det är klokt att konsultera en juridisk expert innan avtalet sluts.

Steg 5: Gör en insättning och underteckna avtalet

Efter framgångsrika förhandlingar är det dags att betala den avtalade depositionen och formellt underteckna hyresavtalet. Ett hyresavtal innebär betydande juridiska åtaganden för dig och ditt företag, så det är avgörande att du är helt trygg med avtalets villkor innan du signerar.

Steg 6: Organisera och designa ditt nya kontor

När du officiellt har hyrt en kontorslokal kan du sätta igång med planeringen för flytt och inredning. Skapa en genomtänkt plan för flytten och var noga med att meddela relevant information till berörda myndigheter. För tips och råd, ta en titt på vår omfattande guide om flytt till ny kontorslokal.

Det är även av yttersta vikt att du inreder ditt kontor på ett både funktionellt och estetiskt tillfredsställande sätt. För inspiration och råd, kolla in vår guide om kontorsinredning.

Steg 7: Invig ditt nya kontor

Dagen är äntligen här när du kan börja ditt arbete i din nya arbetsmiljö! Ta en stund att uppmärksamma denna betydelsefulla händelse och välkomna dina medarbetare och kunder med öppna armar.

Steg 8: Etablera ett produktivt förhållande med din hyresvärd

Att bygga en sund relation med din hyresvärd kan vara avgörande för harmoni och framgång. Försök att ha regelbundna check-ins med din hyresvärd och upprätthålla en öppen kommunikation för att säkerställa att alla potentiella problem hanteras effektivt och utan dröjsmål.