10 steg att följa när du ska hyra ut kontorslokal

Om du som fastighetsbolag, privat hyresvärd eller företag överväger att hyra ut kontorslokaler, är det avgörande att du närmar dig uppgiften med noggrannhet och beaktar flera viktiga aspekter. Det sista du vill är att hamna i en position där dina kontorslokaler förblir lediga, vilket innebär förlorade inkomstmöjligheter.

För de som istället söker lediga kontor kan följande guide vara till hjälp: De 8 viktigaste stegen när du ska hyra kontorslokaler.

1: Påbörja uthyrningsprocessen omgående

När din aktuella hyresgäst väljer att avsluta sitt kontrakt, har du som hyresvärd generellt minst 3-4 månader att hitta en ersättare. Dock kan detta skilja sig åt beroende på enskilda kontrakt. Därav är det kritiskt att noggrant granska ditt nuvarande hyresavtal för att fastställa den exakta tidsramen du har tillgänglig.

Att hyra ut kontorslokaler kan ta tid, så vid mottagande av en uppsägning bör du skyndsamt utarbeta en annons för ditt lediga kontor. Trots detta, undvik att hastigt hyra ut till första bästa intressent. Forskning kring marknaden är nödvändig för att förstå vilken typ av hyresgäst du bör rikta in dig på samt det potentiella hyrespriset. Sträva efter att finna en hyresgäst som ser en långsiktig potential i ditt kontor.

Det är inte ovanligt att vissa hyresvärdar dröjer med uthyrningsprocessen, vilket i längden kan bli kostsamt. Med en proaktiv inställning blir det dock smidigare att snabbt hitta en hyresgäst.

2: Gör en detaljerad beskrivning av ditt kontor

När du presenterar ditt kommande lediga kontor, inkludera aspekter som storlek, hyreskostnad, skick, depositionskrav med mera. Positiv framing är essentiell; om ditt kontor t.ex. är åt det mindre hållet, betona dess intima karaktär. Många småföretag söker just kompakta kontorslokaler anpassade för deras behov.

Ytterligare, belys vilka funktioner ditt kontor kan tillgodose – möjligen konferenser, seminarier, och andra evenemang. Överväg vilka extra faciliteter eller tjänster du kan erbjuda – som mötesrum, cafeteria eller parkering. Ditt kontor bör även vara estetiskt tilltalande, och det rekommenderas att jämföra prissättningen med marknadsstandarden. På Companyspace.com kan du jämföra priser för liknande kontorslokaler, se t.ex. lediga kontor i Sverige, lediga kontor i Stockholm, lediga kontor i Göteborg eller lediga kontor i Malmö.

3: Definiera din idealiska hyresgäst

Efter noggrann analys av ditt kontor, reflektera över vilken typ av verksamhet som skulle vara mest passande för din kontorslokal.

För en hyresvärd genereras den största inkomsten från långtidskontrakt. Kortsiktiga avtal kan bli kostsamma. Därför är det fördelaktigt att tydligt visualisera vilken typ av hyresgäst du önskar. Det optimala är att finna en stabil, framgångsrik verksamhet som kan garantera konsekvent hyra under en längre period, idealiskt 5 år eller längre.

4: Framställ ett informativt prospekt

Med all nödvändig information i åtanke, skapa nu ett utförligt prospekt av ditt kontor. Detta bör ge en helhetsbild av ditt kontor och vara anpassat efter den typ av hyresgäst du önskar locka. Inkludera detaljer såsom storlek, position, pris och andra relevanta uppgifter. Kvalitativa bilder samt en beskrivning av kontorslokalen är också nödvändiga.

5: Överväg professionell hjälp

Många fastighetsbolag och privat hyresvärdar sköter uthyrningen av kontorslokalen på egen hand. Dock, om du inte är insatt i branschen kan det vara fördelaktigt att ta hjälp av en fastighetsmäklare som har expertis inom området och att hyra ut kontorslokaler.

Fastighetsmäklaren kan hjälpa dig med:

• Att skapa ett prospekt och värdera lokalen
• Att hitta potentiella hyresgäster
• Att ta fram ett hyresavtal
• Att hantera all kontakt med hyresgästen och ger råd om den bästa hyresgästen
• Att se till att kontorslokalen blir uthyrd

6: Marknadsför dina kontorslokaler effektivt

För att säkerställa att dina kontorslokaler hyrs ut snabbt behöver du en effektiv marknadsföringsstrategi. Nedan följer en mer detaljerad guide:

Annonsera dina lediga kontor på Companyspace.com

När du skapar en annons för dina lediga kontor är det avgörande att den är detaljerad, informativ och framförallt lockande. Förutom en skarp beskrivning av dina kontorslokaler, se till att inkludera högupplösta foton som visar lokalen i bästa ljus. Genom att välja Companyspace.com, en av de största portalerna i Europa för lediga kontor, ökar du din synlighet enormt. Tack vare dess breda användarbas av företag som aktivt letar efter lediga kontor, kommer din annons att nå rätt målgrupp och därmed öka chansen för snabb uthyrning.

Bygg relationer med företag som vill hyra kontorslokaler

Förutom att passivt vänta på intressenter, kan du ta ett proaktivt grepp genom att direkt kontakta företag som söker lediga kontor. På Companyspace.com hittar du en databas med företag som beskriver sina specifika behov. Detta ger dig möjlighet att identifiera och närma dig de företag vars behov matchar det du erbjuder. Ett personligt möte kan ofta leda till en framgångsrik uthyrning.

Utvidga din sökning genom ditt nätverk

Man bör aldrig underskatta kraften i personliga relationer och rekommendationer. Kanske känner du någon inom din professionella eller personliga krets som vill hyra kontorslokaler? Genom att sprida ordet om dina lediga kontor i ditt nätverk kan du snabbt hitta en lämplig hyresgäst, och ibland till och med skapa en win-win situation.

Förstärk din närvaro på sociala medier

För att maximera din exponering, överväg att marknadsföra dina lediga kontor på sociala medier som Facebook, Instagram, LinkedIn m.fl. Genom att skapa engagerande inlägg, kanske med en virtuell rundtur eller videovisning av dina lokaler, kan du attrahera fler potentiella hyresgäster.

7: Presentera dina lediga kontor på bästa sätt

När intresseanmälningarna börjar flöda in för dina lediga kontor, är det av yttersta vikt att vara förberedd för varje visning. Inför varje möte, rusta dig med en genomtänkt checklista av frågor. Syftet med denna är att hjälpa dig bedöma om de potentiella hyresgästerna inte bara är intresserade, utan också passar väl in i den arbetsmiljö du erbjuder. Ge alltid besökarna tillräckligt med tid att utforska lokalerna och ställa sina egna frågor. Och, var flexibel när det gäller diskussioner kring pris, inredningsalternativ och andra specifika villkor som kan dyka upp.

8: Granska hyresgästens bakgrund noggrant

När du står inför beslutet att hyra ut kontorslokaler till en specifik hyresgäst, tar inte detta steg lättvindigt. Det är av största vikt att du genomför en grundlig bakgrundskontroll. Fokusera särskilt på hyresgästens ekonomiska stabilitet, vilket kan verifieras genom att granska deras bokslut via offentliga databaser. Dessutom kan online-recensioner ge insikter om hyresgästens relation till sina kunder. Glöm inte heller att lyssna på din inre känsla; en dålig hyresgäst kan innebära stora förluster på sikt.

9: Granska och slutför hyreskontraktet

När du väl har genomfört bakgrundskontrollen och känner dig säker på din potentiella hyresgäst, är det dags att ta fram och underteckna hyreskontraktet. För din egen säkerhets skull, se till att en advokat granskar kontraktet innan något skrivs under. Ett välstrukturerat hyreskontrakt bör tydligt ange detaljer som hyresbelopp, deposition, avtalstid, användningsområde, eventuella extra avgifter, ansvar för underhåll och regler om eventuell andrahandsuthyrning. Undvik generiska kontrakt från internet; se till att en juridisk expert går igenom ditt hyreskontrakt.

10: Upprätthåll en sund relation med hyresgästen

Bara för att du har ingått ett kontrakt med en hyresgäst betyder det inte att ditt ansvar upphör. Det är viktigt att regelbundet hålla koll på hur dina kontorslokaler sköts. Se till att kontrollera om det finns några skador, och om hyresgästen sköter fastigheten ansvarsfullt. Genom att underhålla en god kommunikation med hyresgästen säkerställer du att de känner sig uppskattade, vilket ökar chansen för långvarig hyresrelation och därmed en stabil inkomst för dig.