Checklist als je naar een coworking space verhuist

Het vereist grondige voorbereiding en organisatie om naar een gedeeld kantoor te verhuizen. Met deze gids zorg je voor een soepele verhuizing naar je nieuwe gedeelde kantoor.

1: Vind het ideale flexwerkplek

De eerste stap is het vinden van het juiste gedeelde kantoor. Zoek naar gedeelde kantoren die aansluiten bij je behoeften en waarden. Overweeg factoren zoals locatie, faciliteiten en de cultuur van het gedeelde kantoor. Deze keuze zal een grote impact hebben op de dagelijkse bedrijfsvoering.

Als je nog niet je nieuwe gedeelde kantoor hebt gevonden, kun je gedeelde kantoren vinden via Companyspace.com. Zoek bijvoorbeeld naar een coworking in heel Nederland, coworking in Amsterdam of coworking in Rotterdam.

Meer lezen over hoe je een plek in een gedeeld kantoor vindt en huurt? Check deze gids: Zo vind je een coworking space – de belangrijkste 8 stappen.

2: Informeer klanten en leveranciers over je verhuizing naar het coworking space

Het is belangrijk iedereen - medewerkers, klanten, leveranciers en partners - over deze wijziging te informeren. Vertel ze over parkeermogelijkheden en transportopties. Update je adres op alle platformen.

3: Plan de verhuizing ruim van tevoren

Begin vroeg met plannen. Maak een gedetailleerde planning die alle aspecten van de verhuizing dekt, met name het transport van apparatuur, maar ook je introductie aan de andere bewoners van het gedeelde kantoor.

4: Werk samen met professionele verhuizers

Hoewel je misschien niet een heel kantoor verhuist, kan het nog steeds nuttig zijn om een professioneel team in te schakelen, vooral als er zware apparatuur bij betrokken is.

5: Veilige overdracht van apparatuur en gegevens

Betrek de IT-verantwoordelijke van het gedeelde kantoor om te zorgen dat alle technische zaken geregeld zijn. Heb je een speciale code voor het netwerk nodig? Heb je toegang tot serverruimte en netwerkprinters? Zijn er veiligheidseisen voor je IT-opstelling?

6: Richt je werkplek in het kantoorunit in

Zelfs in een gedeelde ruimte is het belangrijk om je ruimte te personaliseren. Plan de opstelling van je apparatuur en persoonlijke spullen zodat ze goed passen in de nieuwe omgeving. Dit geldt ongeacht of je een open werkplek of een gesloten kantoor huurt.

Laat je inspireren voor de inrichting van de co-werkruimte in deze gids: 10 stappen om je coworking space in te richten - Creëer een efficiënte en uitnodigende omgeving.

7: Stem af met de faciliteiten van het flexplek

Kom erachter welke faciliteiten beschikbaar zijn en stem af met de gemeenschapsleiding over specifieke behoeften die je zou kunnen hebben.

8: Bereid je medewerkers voor op de verhuizing

Als je medewerkers hebt, zorg er dan voor dat iedereen op de hoogte is van wat er gaat gebeuren, van de logistiek op de verhuisdag tot verwachtingen over gedrag in de nieuwe gemeenschap.

9: Wees proactief op de verhuisdag

Neem verantwoordelijkheid op de verhuisdag en zorg ervoor dat alle taken efficiënt worden uitgevoerd. Maak tijd voor de verhuizing en wees voorbereid op onvoorziene uitdagingen.

10: Start in het gedeelde kantoor met het belangrijkste eerst

Bij aankomst, focus eerst op de belangrijkste zaken zoals je werkplek. Maar neem ook de tijd om jezelf voor te stellen aan je toekomstige collega's in het gedeelde kantoor.

11: Betrokkenheid in het gedeelde kantoor

Zodra je deel uitmaakt van de gemeenschap, engageer jezelf er dan actief in. Doe mee aan evenementen, netwerk met andere leden en deel je positieve ervaringen met je netwerk.