Zo vind je een coworking space – de belangrijkste 8 stappen

Wanneer je op zoek bent naar een werkplek in een gedeeld kantoor, is het essentieel om een gestructureerd proces te volgen om de efficiëntie te maximaliseren en verspilling van tijd en middelen te voorkomen. Onthoud dat je daarnaast een bedrijf runt waarvan je de focus niet mag verliezen.

Deze gids is ontworpen om je veilig door het proces te leiden.

Als je daarentegen geïnteresseerd bent in het verhuren van kantoorruimtes of werkplekken in een gedeeld kantoor, kun je onze Gids: Verhuur van ruimtes in een coworking space – een 10-stappen gids.

Stap 1: Definieer je behoeften en wensen voor het flexwerkplek.

Allereerst is het belangrijk om vast te stellen wat je zoekt in een gedeeld kantoor. Overweeg de volgende vragen:

• Wat zoek je in een gedeeld kantoor?
• Hoe belangrijk is de locatie? Dichtbij het centrum, in een bedrijvenpark of in een rustiger deel?
• Hoeveel ruimte heb je nodig voor je bureau en opslag?
• Is parkeergelegenheid belangrijk?
• Wil je een kort- of langlopend huurcontract?
• Wat is je budget?
• Heb je specifieke faciliteiten zoals vergaderzalen of keukenfaciliteiten nodig?
• Zijn netwerken en sociale evenementen belangrijk voor je?

Stap 2: Begin je zoektocht naar een werkplek

Nadat je je voorkeuren hebt gedefinieerd, is het tijd om de perfecte plek te vinden:

Online portalen: Gebruik websites zoals Companyspace.com, die je een overzicht geven van beschikbare bedrijfsruimtes, waaronder gedeelde kantoren, in jouw regio. Zoek bijvoorbeeld naar coworking in heel Nederland, coworking in Amsterdam of coworking in Rotterdam. Filter je zoekopdracht op locatie, prijs en grootte.

Lokale kranten en prikborden: Houd lokale advertenties in kranten en op prikborden in de gaten in het gebied waar je een gedeeld kantoor zoekt. Je kunt het perfecte gedeelde kantoor op het juiste moment tegenkomen.

Stap 3: Bezoek en beoordeel het kantoorunit

Wanneer je interessante gedeelde kantoren hebt gevonden, is het tijd om ze te bezoeken:

• Is de locatie ideaal voor jou en eventuele klanten?
• Heeft het kantoor de juiste sfeer en cultuur voor jou?
• Is er voldoende ruimte en voldoet het aan jouw behoeften?
• Controleer de faciliteiten – vergaderruimtes, keuken, lounge, enz.
• Zijn er goede parkeermogelijkheden en toegang tot openbaar vervoer?

Stap 4: Onderhandel over het huurcontract

Zodra je het gedeelde kantoor hebt gevonden waar je je wilt vestigen, is het tijd om te onderhandelen over het contract. Zorg ervoor dat je je rechten als huurder beschermt. Zorg altijd dat alle voorwaarden duidelijk zijn vastgelegd in het contract. Overweeg om een juridisch deskundige het contract te laten controleren voordat je het ondertekent.

Stap 5: Betaal de borg en sluit de overeenkomst

Na het onderhandelen over de voorwaarden moet je vaak een borg betalen om je plek te beveiligen. Controleer nogmaals goed of je volledig tevreden bent met de voorwaarden voordat je tekent. Het is moeilijk om de overeenkomst te wijzigen nadat deze is afgesloten.

Stap 6: Voorbereiding om te verhuizen naar het gedeelde kantoor

Nu is het tijd om je verhuizing naar het gedeelde kantoor voor te bereiden. Overweeg wat je mee wilt nemen en hoe je je werkplek wilt inrichten. Maak eventueel een plan voor je eerste dag en stel jezelf voor aan de anderen in het kantoor. Je kunt meer tips vinden in onze Gids Checklist als je naar een coworking space verhuist.

Overweeg ook hoe je je werkplek wilt organiseren en optimaliseren. We hebben deze gids ontwikkeld die je als inspiratie kunt gebruiken: 10 stappen om je coworking space in te richten - Creëer een efficiënte en uitnodigende omgeving.

Stap 7: Start je werk in coworking

Nu is het tijd om te beginnen met werken in de nieuwe coworking-omgeving! Begin met een positieve instelling en sta open voor het ontmoeten en samenwerken met de anderen in het kantoor.

Stap 8: Bouw goede relaties op in het gedeelde kantoor

Het is essentieel om goede relaties op te bouwen met zowel de eigenaar van het gedeelde kantoor als de andere huurders. Goede samenwerking kan leiden tot synergie, samenwerking en netwerkmogelijkheden en een algemeen aangename werksfeer.