Slik leier du et kontorlokale - de 8 viktigste trinnene

Står du foran å skulle leie et nytt kontor er det viktig at du har en strukturert prosess, slik at du ikke sløser din egen energi. Husk at du har en bedrift ved siden av som du ikke må miste fokus fra. Vi har utviklet denne guiden for deg, slik at du trygt kan finne et nytt sted uten å sløse unødvendig tid og energi.

Hvis du derimot skal leie ut et kontor, kan du lese denne kontorutleieguiden som vi har skrevet.

Trinn 1: Definer dine behov og ønsker for kontoret

Det første steget er å få oversikt over hva du faktisk ser etter i ditt nye kontor. Du må tenke på hvilken type kontor du ønsker og hvilke behov som er viktige for din bedrift. Vurder følgende spørsmål:

• Hvilken type kontor vil du gjerne åpne?
• Hvor viktig er beliggenheten for din bedrift? Vil du være nær sentrum, i et travelt forretningsområde, eller i en roligere del av byen?
• Hvor mye plass trenger du?
• Trenger du parkeringsmuligheter for dine ansatte og kunder?
• Hvor lang leieperiode trenger du?
• Hva er ditt budsjett for leien? Husk å inkludere andre utgifter som strøm, vann, og eventuelle felleskostnader.
• Skal kontorlokalene ha spesifikke fasiliteter eller forsyninger?
• Er det spesielle krav eller tillatelser du må ha, avhengig av bedriftsaktiviteten din?

Trinn 2: Søk etter kontor til leie

Når du har definert dine behov for kontorlokalene, er det tid for å lete etter det perfekte kontoret. Det finnes flere metoder for å finne potensielle lokaler:

• Online portaler: Bruk nettsteder som Companyspace.com, som gir en samlet oversikt over ledige næringslokaler, inkludert kontorer til leie, i ditt område. Søk for eksempel etter leie kontor i Norge, leie kontor i Oslo, leie kontor i Bergen og leie kontor i Trondheim. Filtrer søket ditt etter beliggenhet, størrelse og pris for å finne de mest relevante alternativene. På Companyspace.com kan du finne mange forskjellige kontorer til leie med forskjellige bruksmuligheter.
• Lokalavisannonser: Hold øye med lokale annonser i aviser og på oppslagstavler i området hvor du ønsker å åpne kontoret ditt. Det kan være passende muligheter som er til leie som passer perfekt til dine planer.

Trinn 3: Besøk og vurder kontorlokaler til leie

Nå er det tid for å besøke utleiere som har kontorlokaler som har fanget din interesse. Når du besøker hvert sted, bør du være oppmerksom på følgende punkter:

• Er beliggenheten ideell for bedriftens målgruppe? Finn kontorlokaler til leie som passer best til din målgruppes atferd og behov.
• Er det tilstrekkelig plass til å dekke dine behov? Tenk på kontorets størrelse og layout, og om det passer for din bedrift.
• Er det gode parkeringsmuligheter for både ansatte og besøkende? Tilgjengelighet er avgjørende for din bedrift.

Trinn 4: Forhandling av leiekontrakten

Når du har funnet det perfekte kontorlokalet, er det tid for å forhandle leiekontrakten. Dette er en viktig del av prosessen hvor du må sørge for å beskytte dine interesser som leietaker. Pass på at alle avtaler og betingelser er skrevet ned i kontrakten for å unngå misforståelser. Husk å få en juridisk kompetent person til å gjennomgå leiekontrakten.

Trinn 5: Betal depositum og signer kontrakten

Etter vellykkede forhandlinger, skal du betale det avtalte depositumet og signere leiekontrakten. Kontrakten gir deg og din virksomhet en stor juridisk forpliktelse, så sørg for at du og din rådgiver er helt fornøyd med vilkårene før du signerer.

Trinn 6: Flytting og innredning av ditt kontor

Når du har leid ditt kontor, kan du starte forberedelsene for flytting og innredning. Lag en detaljert plan for flyttingen og sørg for å melde flyttingen til de relevante myndighetene. Vi har laget denne kontorflytteguiden for deg.

Det er også viktig at du innreder kontoret ditt så effektivt som mulig. Du kan lese mer om hvordan du innreder et kontor i denne kontorinnredningsguiden, som vi har skrevet.

Trinn 7: Start arbeidet i det nye kontoret

Endelig er dagen kommet hvor du kan starte arbeidet i ditt nye kontor! Feire denne milepælen og ønsk dine ansatte og kunder velkommen med et smil.

Trinn 8: Bygg et tett samarbeid med kontorutleieren

Det er viktig å bygge et tett samarbeid med utleieren, som vil være avgjørende for dine muligheter for å utvikle din virksomhet. Et godt samarbeid kan skape en vinn-vinn-situasjon, hvor både du som leietaker og utleieren får mest mulig ut av samarbeidet.