Lei ut kontorlokalet ditt via 10 enkle trinn

Hvis du som eiendomsselskap, privat utleier eller firma skal leie ut dine ledige kontorlokaler, er det viktig at du jobber meget strukturert og tar hensyn til en rekke forhold. Du må unngå å komme i en situasjon hvor du ikke kan få leid ut dine kontorlokaler og dermed taper mye penger på husleien.

Hvis du derimot er på jakt etter kontor til leie, kan du følge denne guiden: Slik leier du et kontorlokale - de 8 viktigste trinnene.

1: Start kontorutleieprosessen raskt

Så snart din eksisterende leietaker sier opp sitt leieforhold, har du som utleier ofte minst 3 måneder til å finne en ny leietaker. Dette kan imidlertid variere fra kontrakt til kontrakt. Derfor er det viktig at du først sjekker leiekontrakten din, så du vet hvor lang tid du har før du ikke lenger mottar husleie for dine kontorlokaler.

Utleie av kontorlokaler går ikke nødvendigvis raskt. Når du mottar en oppsigelse, bør du reagere ved å umiddelbart sette ditt kontor til leie. Men det er også viktig at du ikke lar deg stresse og leier ut dine kontorlokaler til den første og beste mulige leietaker. Du bør sette deg godt inn i markedet for å vite hvilken type leietaker du skal se etter, og hvilken pris du kan forvente å få for dine kontorlokaler. Målet er at du finner en leietaker som kan leie lokalene dine i mange år.

Mange næringsutleiere og kontorutleiere venter altfor lenge med å starte utleieprosessen. Dette ender med å koste utleierne mye penger fordi de sitter igjen med ledige kontorer de ikke får månedlig leie for. Kontorer leies ut hver dag, så med riktig tilnærming blir det enkelt og raskt å leie ut ditt leieforhold.

2: Beskriv ditt kontor

Beskriv kontoret ditt for utleie. Hva er størrelsen på kontorlokalene, hva skal leien være, hva er tilstanden, hvor mye krever du i depositum osv. Gjør beskrivelsen positiv. Hvis du f.eks. har et lite kontor, fremstill det positivt. Mange små bedrifter leter etter små lokaler som de vet de kan fylle helt opp med sitt arbeid og utstyr.

Det er også viktig at du beskriver hvilke bruksområder ditt kontor til leie kan ha. Kan det for eksempel også brukes til møter – som konferanser, seminarer, workshops osv. Vurder også hvilke tjenester og fasiliteter du kan tilby. Er det møterom, kantine, parkering eller annet som kan være interessant for leietakerne? Hvis du kan tilby noe bedrifter ikke finner andre steder, er det en fordel.

Det er også viktig at du går gjennom kontoret og sørger for at det fremstår tiltalende. Husk at leietakerne helst leier et kontorlokale som er godt vedlikeholdt og innbydende. Du bør også være oppmerksom på hva som er standard i markedet, slik at du ikke priser deg selv feil. På Companyspace.com kan du alltid se hva lignende lokaler til leie koster. Se f.eks. leie kontor i Norge, leie kontor i Oslo, leie kontor i Bergen og leie kontor i Trondheim.

3: Identifiser din målgruppe av leietakere

Når du har analysert og beskrevet ditt leieforhold og dets fordeler, kan du begynne å tenke over hvilken type bedrifter som passer best for lokalene.

Som utleier tjener du penger gjennom langvarige leieavtaler. Det er svært kostbart å ha leietakere over kort tid. Jo bedre du er til å lage en profil av din ideelle leietaker, desto større sjanse er det for at du finner den rette leietakeren som blir og betaler fast husleie i mange år.

Forutsetningen for å tjene mye penger som utleier er nemlig at man har en leietaker over mange år. Dette betyr at man både må finne den helt riktige leietakeren, som er en bedrift som både passer til lokalene og som lykkes. Den ideelle leietakeren skal kun gi deg en fast husleie, som bare kommer jevnlig inn uten problemer i minimum 5 år – men helst mye lenger.

4: Lag en salgspresentasjon for ditt leieforhold

Nå er du klar til å lage en salgspresentasjon for kontoret ditt til leie. Formålet med salgspresentasjonen er å gi en oversikt over leieforholdet vinklet i forhold til hvilke leietakere du ønsker å få inn i lokalet. Salgspresentasjonen skal bl.a. inneholde data om areal, beliggenhet, type, pris, årlige kostnader og andre forhold. Ideelt sett bør salgspresentasjonen også inneholde en fyldig beskrivelse av leieforholdet samt bilder.

5: Vurder å bruke en næringsmegler

De fleste eiendomsselskaper og private utleiere står selv for utleie av sine kontorlokaler, siden utleieprosessen i virkeligheten er en meget enkel og rett frem oppgave. Men det er mulighet for å bruke en næringsmegler som er spesialisert i å leie ut kontorlokaler.

Næringsmegleren kan hjelpe deg med:

• De lager en salgspresentasjon og vurdering
• De finner potensielle leietakere
• De lager en leiekontrakt
• De håndterer all kontakt med leietaker og rådgivning om den optimale leietaker
• De sørger for at kontorlokalet blir leid ut

Det kan være en fordel å bruke en næringsmegler, da de kan ha et større nettverk og dermed kan finne flere potensielle leietakere. De håndterer også all kontakt med leietakere og sørger for å vise frem kontorlokalet. En næringsmegler tar typisk et gebyr på 10-25 prosent av det første års leie.

6: Markedsfør dine kontorlokaler til leie

Nå er du klar til å starte markedsføringen av dine kontorlokaler. Her er den opplagte prosessen:

Annonsér dine ledige kontorlokaler til leie på Companyspace.com

Det er veldig viktig at du lager en god annonse som beskriver dine kontorlokaler og dine kontaktopplysninger klart og tydelig. Husk å ta gode bilder av dine kontorlokaler, så leietakere kan se hva de leier. Deretter skal du legge din annonse direkte opp her på Companyspace.com, som er Norges største portal og søkemotor for ledige kontorlokaler. Companyspace.com brukes av nesten alle bedrifter som er på jakt etter nye lokaler. Ved å annonsere dine kontorer til leie på Companyspace.com, eksponerer du dermed kontorlokalene for en stor del av de bedriftene som leter etter lokaler på et gitt tidspunkt.

Ta direkte kontakt til bedrifter som søker kontorlokaler til leie

Du kan også ta direkte kontakt med bedrifter som søker nye kontorlokaler. Mange av disse bedriftene beskriver nemlig deres ønsker på Companyspace.com. Du kan søke direkte i arkivet etter leietakere og ta direkte kontakt til de bedriftene som søker lokaler som ligner dine kontorlokaler, og invitere dem til en visning.

Bruk ditt nettverk for å finne en kontorleietaker

Mange bedrifter finner deres nye lokaler gjennom nettverk og personlige kontakter. Så hvis du kjenner noen som leter etter nye lokaler, ta kontakt med dem og fortell dem om dine ledige kontorlokaler. Kanskje kan dere inngå en avtale.

Bruk sosiale medier

Sosiale medier er en opplagt mulighet for å nå ut til mange potensielle leietakere på en gang. Lag en annonse på Facebook eller andre sosiale medier, slik at flere kan se dine kontorlokaler.

7: Vis frem dine kontorlokaler til leie

Nå begynner det å strømme inn med interesserte leietakere til dine kontorlokaler. Hver gang du viser frem dine kontorlokaler, sørg for å ha en mental liste med spørsmål for å finne ut om leietakere som får vist lokalene også er det riktige valget for dine kontorlokaler. Gi leietakere tid til å se seg rundt og stille spørsmål. Vær også åpen når det kommer til prisforhandlinger og i forhold til de potensielle leietakernes ønsker om innredning, betingelser osv.

8: Sjekk ut leietakeren

Det øyeblikket du har funnet en leietaker for kontoret ditt, som du ønsker å leie ut til, er det veldig viktig at du sjekker ut leietakeren. Det viktigste er å undersøke leietakerens økonomiske situasjon. Du kan enkelt trekke leietakerens regnskaper via offentlige databaser. Du kan også sjekke leietakerens forhold til sine kunder, for eksempel via Trustpilot. Det er også viktig å stole på magefølelsen din. Det kan nemlig bli veldig dyrt å leie ut lokaler til feil leietaker.

9: Signer leiekontrakten

Når du har undersøkt leietakeren og er sikker på at alt er i orden, er det tid for å signere leiekontrakten. Husk å få leiekontrakten sjekket av en advokat for å sikre at alt er i orden. Leiekontrakten bør blant annet inneholde informasjon om leie, depositum, bindingstid, bruksområde, forventede kostnader, vedlikehold, og videresalg. Det er absolutt ikke anbefalt å laste ned en kontraktmal fra internett. Du bør alltid ha en juridisk kyndig person til å gå over leiekontrakten.

10: Oppretthold kontakt med leietakeren

Selv om du har signert en leiekontrakt med en leietaker for kontoret ditt, betyr det ikke at du ikke lenger skal følge med på dine kontorlokaler. Du skal fortsatt se hvordan de blir vedlikeholdt, om det skjer skader, og om leietakeren overhodet behandler din eiendom riktig og rettferdig. Det er også viktig å opprettholde god kontakt med din leietaker for å sikre at han eller hun fortsatt er fornøyd, slik at leietakeren blir værende over lengre tid – og at du dermed får en jevn strøm av leieinntekt over lang tid.