Slik finner du et kontorfellesskap – de 8 viktigste trinnene

Når du leter etter en kontorplass i et kontorfellesskap, er det viktig at du følger en strukturert prosess for å maksimere effektiviteten og unngå bortkastet tid og ressurser. Husk at du har en virksomhet ved siden av, som du ikke må miste fokus fra.

Denne guiden er designet for å lede deg trygt gjennom prosessen.

Hvis du derimot er interessert i å leie ut kontorlokaler eller kontorplasser i et kontorfellesskap, kan du lese vår Utleie av plasser i kontorfellesskap – en 10-trinns guide.

Trinn 1: Definer dine behov og ønsker for kontorfellesskapet

Først og fremst er det viktig å fastslå hva du leter etter i et kontorfellesskap. Vurder følgende spørsmål:

• Hva leter du etter i et kontorfellesskap?
• Hvor viktig er beliggenheten? Nær sentrum, i et forretningsområde, eller i en roligere del?
• Hvor mye plass trenger du til skrivebordet og lagring?
• Er parkeringsmuligheter viktig?
• Ønsker du en kort- eller langtidsleie?
• Hva er budsjettet ditt?
• Trenger du spesifikke fasiliteter som møterom eller kjøkkenfasiliteter?
• Er nettverk og sosiale arrangementer viktige for deg?

Trinn 2: Start søket etter kontorplass

Etter å ha definert dine preferanser, er det på tide å finne ditt perfekte sted:

• Online portaler: Bruk nettsteder som Companyspace.com, som gir deg en oversikt over ledige næringslokaler, inkludert kontorfellesskap, i ditt område. Søk for eksempel etter kontorhotell i hele Norge, kontorhotell i Oslo, kontorhotell i Bergen eller kontorhotell i Trondheim. Filtrer søket ditt etter beliggenhet, pris, og størrelse.
• Lokale aviser og oppslagstavler: Hold øye med lokale annonser i aviser og på oppslagstavler i området der du leter etter kontorfellesskap. Du kan være heldig at nettopp det riktige kontorfellesskapet dukker opp på akkurat rett tidspunkt.

Trinn 3: Besøk og vurder kontorfellesskapet

Når du har funnet interessante kontorfellesskap, er det tid for å besøke dem:

• Er beliggenheten ideell for deg og eventuelle kunder?
• Har fellesskapet den rette atmosfæren og kulturen for deg?
• Er det nok plass, og passer den til dine behov?
• Sjekk fasilitetene – møterom, kjøkken, loungeområder, osv.
• Er det gode parkeringsmuligheter og tilgang til offentlig transport?

Trinn 4: Forhandling av leieavtalen

Når du har funnet det kontorfellesskapet du ønsker å flytte inn i, er det tid for å forhandle avtalen. Det er essensielt at du sørger for å beskytte dine rettigheter som leietaker i kontorfellesskapet. Forsikre deg alltid om at alle betingelser er klart definerte i avtalen. Vurder å få en juridisk kyndig person til å se over avtalen før du signerer.

Trinn 5: Betal depositum og inngå avtale

Etter å ha forhandlet frem betingelsene, vil du ofte måtte betale et depositum for å sikre din plass. Dobbeltsjekk en ekstra gang at du er helt fornøyd med avtalens vilkår før du signerer. Det er vanskelig å endre avtalen når den først er inngått.

Trinn 6: Forberedelser til innflytting i kontorfellesskapet

Nå er det tid for å forberede din innflytting til kontorfellesskapet. Tenk over hva du trenger å ta med deg, og hvordan du vil organisere arbeidsplassen din. Lag eventuelt en plan for din første dag, og sørg for å introdusere deg selv til de andre i fellesskapet. Du kan finne flere gode råd i vår Sjekkliste når du flytter til kontorfellesskap.

Det er også verdt å tenke over hvordan du vil organisere og optimalisere arbeidsplassen din. Vi har utviklet denne guiden som du kan bruke for inspirasjon: 10 trinn for å innrede ditt kontorfellesskap - Skap et effektivt og innbydende miljø.

Trinn 7: Start ditt arbeid i kontorfellesskapet

Nå er det tid for å starte ditt arbeid i det nye coworking-miljøet! Begynn med en positiv holdning og vær åpen for å møte og samarbeide med de andre i fellesskapet.

Trinn 8: Bygg gode relasjoner i kontorfellesskapet

Det er essensielt å etablere gode relasjoner med både eieren av kontorfellesskapet og de andre leietakerne. Godt samarbeid kan legge grunnlaget for synergi, samarbeid, nettverksmuligheter, og en generelt behagelig arbeidsatmosfære.