Sjekkliste når du flytter til kontorfellesskap

Det krever grundig forberedelse og organisering å flytte til kontorfellesskap. Med denne guiden kan du sikre en smidig flytting til ditt nye kontorfellesskap.

1: Finn det ideelle kontorfellesskapet

Første steg er å finne det riktige kontorfellesskapet. Søk etter kontorfellesskap som matcher dine behov og dine verdier. Vurder faktorer som beliggenhet, fasiliteter, og kontorfellesskapets kultur. Dette valget vil ha stor betydning for din daglige drift av virksomheten.

Hvis du ikke allerede har funnet ditt nye kontorfellesskap, kan du finne kontorfellesskap via Companyspace.com. Finn for eksempel kontorhotell i hele Norge, kontorhotell i Oslo, kontorhotell i Bergen eller kontorhotell i Trondheim.

Du kan lese mer om hvordan du finner og leier plass i kontorfellesskap i denne guiden: Slik finner du et kontorfellesskap – de 8 viktigste trinnene.

2: Informer kunder og leverandører om din flytting til kontorfellesskap

Det er viktig å gi beskjed til alle - ansatte, kunder, leverandører, og partnere - om denne endringen. Fortell dem om parkeringsmuligheter og transportmuligheter. Oppdater adressen din på alle plattformer.

3: Planlegg flyttingen i god tid

Start planleggingen tidlig. Utform en detaljert tidsplan som dekker alle aspekter av flyttingen, spesielt transporten av utstyr, men også din introduksjon til de andre beboerne av kontorfellesskapet.

4: Samarbeid med profesjonelle flyttefolk

Selv om du kanskje ikke flytter et helt kontor, kan det fortsatt være nyttig å ha et profesjonelt team til å hjelpe med logistikken, spesielt hvis det er tungt utstyr involvert.

5: Sikker overføring av utstyr og data

Involver kontorfellesskapets IT-ansvarlige for å sikre at alle tekniske elementer er på plass. Trenger du en spesiell kode for nettverket? Har du tilgang til serverplass og nettverksskrivere? Har kontorfellesskapet sikkerhetsmessige krav til ditt IT-oppsett? Osv.

6: Innred din plass i kontorfellesskapet

Selv i et delt miljø er det viktig å personliggjøre ditt rom. Planlegg plasseringen av ditt utstyr og eventuelle personlige gjenstander, slik at de passer godt inn i det nye miljøet. Dette gjelder enten du leier en åpen kontorplass eller et lukket kontor.

Få inspirasjon til innredning i kontorfellesskapet i denne guiden: 10 trinn for å innrede ditt kontorfellesskap - Skap et effektivt og innbydende miljø.

7: Koordiner med kontorfellesskapets fasiliteter

Finn ut hvilke fasiliteter som er tilgjengelige, og koordiner med fellesskapsledelsen om eventuelle spesifikke behov du måtte ha.

8: Forbered dine ansatte på flyttingen

Hvis du har ansatte, sørg for at alle vet hva som skal skje. Dette inkluderer alt fra logistikk på selve flyttedagen til forventninger til oppførsel i det nye fellesskapet.

9: Vær proaktiv på flyttedagen

Ta ansvar på flyttedagen, og sørg for at alle oppgaver utføres effektivt. Sett av tid til flyttingen, og vær forberedt på å takle alle uforutsette utfordringer.

10: Start i kontorfellesskapet med det viktigste først

Når du ankommer, fokuser på de viktigste områdene som din arbeidsstasjon. Dette sikrer at du kan komme raskt i gang igjen. Men bruk også tid på å presentere deg selv for dine fremtidige kollegaer i kontorfellesskapet.

11: Engasjer deg i kontorfellesskapet

Når du har blitt en del av fellesskapet, engasjer deg aktivt i det. Delta i arrangementer, nettverk med andre medlemmer, og del din positive opplevelse med ditt nettverk.