Utleie av plasser i kontorfellesskap – en 10-trinns guide

Hvis du ønsker å leie ut ledige plasser i ditt kontorfellesskap, er det viktig å jobbe fokusert med utleieprosessen og ta hensyn til en rekke forhold. Du vil ikke stå med tomme skrivebord og ubrukte fasiliteter, slik at du mister leieinntekter og ender opp med å betale hele husleien selv.

Hvis du ikke ønsker å leie ut, men leter etter en plass i et kontorfellesskap, kan du følge denne guiden: Slik finner du et kontorfellesskap – de 8 viktigste trinnene.

1: Start utleieprosessen raskt

Så snart en deltaker i kontorfellesskapet sier opp sin kontorplass, bør du starte med å leie ut den ledige plassen så raskt som mulig. Dette sikrer en stabil inntekt og opprettholder en dynamisk atmosfære i fellesskapet. Mange undervurderer tiden det tar å finne den rette leietakeren, så start tidlig, men sørg samtidig for å finne det riktige matchet for fellesskapet. Dette skaper bedre arbeidsrelasjoner og et mer harmonisk miljø.

2: Beskriv kontorfellesskapet for din fremtidige leietaker

Gjør det klart hva den potensielle leietakeren får for sin husleie. Er det en plass i et åpent kontorlandskap eller et lukket kontor som leies ut? Hvilke fasiliteter følger med leieavtalen – internett, felles lunsj, kjøkken, printer, møterom, adresse service eller annet? Fremhev de unike fordelene ved ditt kontorfellesskap, som kan være alt fra nettverkshendelser, til kontorfellesskapets beliggenhet eller spesielle fasiliteter.

Mange søker et kontorfellesskap for å nettverke og samarbeide, så beskriv også kontorfellesskapets kultur, hvilke bransjer som allerede er representert, og hvilke muligheter det er for profesjonell vekst.

Husk at det ikke bare er selve kontorlokalet, men også det omkringliggende miljøet, samarbeidsmulighetene og kontorfellesskapets generelle stemning, som får leietakeren til å velge deg fremfor et annet kontorfellesskap. Gå gjennom kontorfellesskapet og sørg for at alt ser innbydende ut. En ren, organisert og inspirerende atmosfære kan være en viktig faktor når leietakeren skal ta sin beslutning.

Akkurat som med tradisjonell utleie, bør du undersøke markedet for å sikre at din prissetting er konkurransedyktig. På Companyspace.com kan du se hva andre kontorfellesskap rundt omkring i landet tar i leie – se for eksempel kontorhotell i hele Norge, kontorhotell i Oslo, kontorhotell i Bergen eller kontorhotell i Trondheim.

3: Identifiser målgruppen for kontorfellesskapet ditt

Når du har beskrevet kontorfellesskapets fasiliteter og dets fordeler, er neste steg å definere hvilken type freelancer eller firma som ville passe til ditt kontorfellesskap.

Som utleier er målet ditt å ha stabile, langvarige leietakere. Kortsiktige leieforhold kan være en belastning, både økonomisk og med hensyn til fellesskapets dynamikk. Ved å definere den perfekte deltakeren for ditt kontorfellesskap øker du sjansen for å få en stabil leietaker som vil bidra positivt til fellesskapet i mange år fremover.

Kort sagt: Prøv å finne en leietaker som passer godt inn i miljøet og som ser en langvarig verdi i å være en del av ditt coworking miljø.

4: Lag en presentasjon av ditt kontorfellesskap

Neste trinn er å lage en detaljert presentasjon av ditt kontorfellesskap. Formålet med presentasjonen er å gi potensielle leietakere en grundig forståelse av hva de kan forvente. Presentasjonen bør inneholde informasjon om fasiliteter, beliggenhet, pris, samt fellesskapets kultur og verdier. Det ville også være fordelaktig å inkludere bilder som viser miljøet, bygningen, omgivelsene, selve leieobjektet, samt de tilgjengelige fasilitetene.

5: Vurder å bruke en eiendomsmegler

Selv om de fleste eiere av kontorfellesskap står for utleie av sine plasser selv, kan det også være en mulighet å benytte en eiendomsmegler - spesielt hvis du har mange ledige plasser eller et stort kontorlokale du skal leie ut.

En eiendomsmegler kan assistere deg med:

Å utarbeide en innbydende presentasjon av din plass

Å matche deg med interesserte leietakere

Å forhandle og opprette leiekontrakter

Å håndtere all kommunikasjon med potensielle leietakere

Å sikre at plassene i ditt kontorfellesskap blir leid ut

Det kan være flere fordeler med å bruke en eiendomsmegler. Først og fremst sparer du tid på kontakt med leietakere og visning av lokalene. En god eiendomsmegler er proaktiv og tar en prat med alle potensielle leietakere som er interessert i ditt lokale. I bytte tar megleren betalt for sitt arbeid - typisk i form av en kombinasjon av løpende markedsføringskostnader samt et meglervederlag tilsvarende 1-3 måneders leie.

6: Markedsfør ditt kontorfellesskap

Nå er tiden inne for å presentere ditt kontorfellesskap for alle potensielle leietakere i markedet. Følgende trinn kan hjelpe deg med prosessen:

Annonsér ditt kontorfellesskap på Companyspace.com

Skriv en innbydende annonse som beskriver ditt kontorfellesskap, dets fasiliteter og fordelene ved å leie hos deg klart og tydelig. Sørg for at annonsen har gode bilder, slik at potensielle leietakere får et klart inntrykk av hva du tilbyr. Legg deretter din annonse direkte opp her på Companyspace.com, som er Norges største portal og søkemotor for ledige næringslokaler. Companyspace.com brukes av nesten alle bedrifter som er på jakt etter nye lokaler. Ved å annonsere ditt kontorfellesskap på Companyspace.com, eksponerer du dermed dine kontorplasser for en stor del av de bedriftene som aktuelt søker kontor i kontorfellesskap.

Ta direkte kontakt med bedrifter som søker kontorfellesskap

Finn bedrifter som søker kontorfellesskap på online plattformer og inviter dem til en visning av ditt kontorfellesskap. Du kan søke direkte i katalogen etter leietakere og ta direkte kontakt med de bedriftene som søker kontorfellesskap i ditt område, og invitere dem til en visning.

Utnytt ditt nettverk

Mange finner arbeidsplassen sin gjennom personlige kontakter. Så spre ordet i ditt nettverk og se hvem som kanskje søker nye fasiliteter.

Bruk sosiale medier

Post ditt kontorfellesskap på Facebook og andre plattformer for å nå et bredere publikum. Delta i relevante grupper for kontorfellesskap, hvor du kan vise frem dine fasiliteter til potensielle leietakere. Companyspace.com har opprettet og driver en rekke gratis lokaleleie-grupper på Facebook som du kan melde deg gratis inn i. Her kan du ved å poste dine lokaler eksponere dem gratis for mange tusen leietakere.

7: Vis frem ditt kontorfellesskap

Når interesserte begynner å ta kontakt, sørg for å gi dem en grundig omvisning i lokalene. Lytt til deres behov og overveielser, slik at du kan matche dem best mulig med ditt tilbud.

8: Sjekk de potensielle leietakerne

Før du godkjenner en leietaker til ditt kontorfellesskap, er det en god idé å sjekke personens bakgrunn. Dette inkluderer deres økonomiske forhold, eventuelle anmeldelser på nettet, for eksempel på Trustpilot - og til slutt også din egen magefølelse. Hvis du er i tvil, er det nok ikke den rette leietakeren.

9: Undertegn en leiekontrakt

Sørg for å ha en detaljert kontrakt som beskriver alle vilkår og betingelser for utleie. Få kontrakten gjennomgått av en juridisk ekspert for å sikre at alle relevante forhold er dekket.

10: Bevar et godt forhold til leietakeren

Når din nye leietaker har flyttet inn, er det viktig å bevare et godt forhold. Sjekk regelmessig med leietakeren om alt er som det skal være, og at leietakeren er fornøyd. God kommunikasjon kan sikre at leietakeren blir i fellesskapet i lengre tid. Dere vil se hverandre hver dag – så alle potensielle uoverensstemmelser angående leieforholdet bør adresseres så tidlig som mulig, før de utvikler seg til et problem.